Regulamin konferencji

Regulamin Konferencji

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument jest regulaminem Konferencji „Ochrona chomika europejskiego – wyzwania i perspektywy. Kompromis między rozwojem infrastruktury, rolnictwem a ochroną bioróżnorodności”, zwanej dalej Konferencją, która odbędzie się w dniach 27–28 lutego 2025 r. w Centrum Kongresowym Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie (adres: Al. 29 Listopada 46, 31-425 Kraków).
    
   W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora, które uniemożliwią przeprowadzenie Konferencji w powyższym terminie lub miejscu, Organizator poinformuje Uczestników o ewentualnych zmianach, publikując stosowną informację na stronie internetowej Konferencji.
    
2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   a. Organizator: Komitet Organizacyjny Konferencji reprezentujący wszystkich organizatorów wymienionych na stronie internetowej Konferencji https://chomik.urk.edu.pl/organizatorzy;
   b. Konferencja: wydarzenie o charakterze naukowo-utylitarnym pt. „Ochrona chomika europejskiego – wyzwania i perspektywy. Kompromis między rozwojem infrastruktury, rolnictwem a ochroną bioróżnorodności”
   c. Aplikant: podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy, instytucji lub organizacji dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
   d. Uczestnik: podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy, instytucji lub organizacji, która w zależności od rodzaju uczestnictwa w Konferencji spełniła warunki, o których mowa w §2, ust. 2. Istnieją dwa rodzaje uczestnictwa:
   - czynne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i posiada prawo wygłoszenia zgłoszonych tematów wystąpień w formie prezentacji ustnej lub plakatu;
   - bierne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i nie zgłosił uczestnictwa czynnego
   e. dni robocze- dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy
    
3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej (http://chomik.urk.edu.pl) aktualnych informacji.
    
4. W ramach Konferencji przewidziane są prezentacje ustne i plakatowe.
    
5. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski, ale zaproszeni goście zagraniczni będą wygłaszać referaty plenarne w języku angielskim a ich wystąpienia będą tłumaczone.
    
6. Podczas konferencji odbędą się trzy panele dyskusyjne.
    
7. Nad stroną merytoryczną Konferencji czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora, zrzeszający naukowców z różnych Uczelni, a także przedstawicieli organizacji pozarządowych, specjalizujących się w tematyce, która jest przedmiotem Konferencji.
    
8. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.
    
9. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej.

§ 2 Zgłoszenie udziału

1. Udział w Konferencji mogą zgłaszać:
   a. naukowcy i studenci,
   b. przedstawiciele branż związanych z realizacją inwestycji, w szczególności infrastrukturalnych, drogowych i budowlanych,
   c. osoby reprezentujące instytucje ochrony przyrody, rolnictwa, przemysłu oraz organizacje pozarządowe zajmujące się ochroną chomika europejskiego,
   d. przedstawiciele samorządów lokalnych i administracji państwowej,
   e. osoby prywatne, które nie reprezentują żadnej z powyższych grup, ale interesują się tematyką ochrony chomika europejskiego.
    
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
   a. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia określonego przez Organizatora, wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
   b. akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora w terminie 7 dni roboczych od daty wpłynięcia formularza zgłoszeniowego;
   c. uiszczenie opłaty konferencyjnej do dnia określonego przez Organizatora.
    
3. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji.
    
4. Każdy Aplikant może zgłosić tylko jeden rodzaj uczestnictwa w Konferencji: czynny lub bierny.
    
5. Aplikant, może zgłosić wystąpienie/a konferencyjne w formie prezentacji ustnej i/lub w formie plakatu. Organizator może wnioskować o zmianę formy wystąpienia.
    
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zaproponowanego przez Aplikanta tematu wystąpienia, jeśli nie będzie on zgodny z tematyką Konferencji.
    
7. Aplikant zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
   
   
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
    
9. Uczestnik może być współautorem wielu wystąpień konferencyjnych, jednakże każde zgłoszone wystąpienie musi zostać zaprezentowane przez co najmniej jednego współautora, aby możliwe było otrzymanie certyfikatu potwierdzającego czynny udział w Konferencji.
    
10. Certyfikat potwierdzający czynny udział w konferencji otrzymają osoby, które osobiście prezentują zgłoszone wystąpienie w formie plakatu lub prezentują zgłoszone wystąpienie w formie ustnej.

§ 3 Opłata konferencyjna

1. Opłata konferencyjna wynosi 450 zł, nie podlega negocjacji i pokrywa koszty:
   a. uczestnictwa w obradach (udział czynny z jednym tematem wystąpienia lub udział bierny);
   b. materiałów konferencyjnych;
   c. przerw kawowych;
   d. obiadów;
    
2. Opłata konferencyjna nie pokrywa kosztów uczestnictwa w uroczystej kolacji, która odbędzie się 27 lutego 2025 r. Dodatkowa opłata za udział w uroczystej kolacji wynosi 170 zł. W przypadku wyrażenia chęci uczestnictwa Aplikant powinien uiścić opłatę za kolację wraz z opłatą konferencyjną.
    
   
3. Opłata konferencyjna i opłata za udział w uroczystej kolacji, powinny zostać uiszczone do dnia określonego przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji https://chomik.urk.edu.pl/wazne-terminy. W przypadku braku wpłaty, Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji. Po wpłacie dokonanej po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji bez zwracania wniesionej opłaty.
    
4. Aplikant ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w Konferencji do dnia zakończenia rejestracji, określonego przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji https://chomik.urk.edu.pl/wazne-terminy. W przypadku rezygnacji po tym terminie wniesiona opłata konferencyjna nie podlega zwrotowi.
    
5. Uczestnik rezygnujący z uczestnictwa w Konferencji w powyżej wymienionym terminie jest zobowiązany do niezwłocznego i skutecznego poinformowania Organizatora o tym fakcie. Wniesiona opłata konferencyjna nie jest zwracana. Uczestnik rezygnujący z udziału w Konferencji po upływie terminu rejestracji, zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o rezygnacji. W takim przypadku wniesiona opłata konferencyjna nie podlega zwrotowi.
    
6. Na życzenie Uczestnika Organizator może wystawić fakturę VAT za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury, muszą być zgodne z danymi podmiotu wnoszącego opłatę za konferencję i należy je dostarczyć do Organizatora drogą elektroniczną poprzez formularz rejestracyjny lub drogą mailową do dnia zakończenia przyjmowania opłat.
    
7. Dane do przelewu zostaną podane drogą elektroniczną wraz z akceptacją przyjęcia zgłoszenia.
   
   
8. W przypadku braku wpłaty Organizator nie umieszcza abstraktu wystąpienia w Książce Abstraktów, nawet gdy zostanie on przesłany we wskazanym terminie.
     
9. W przypadku wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do nieopublikowania abstraktu w Książce Abstraktów, jeżeli książka takowa została już przekazana do druku.

§  4 Obrady

1. Miejsce obrad ustalone przez Organizatora podane zostało w §1 pkt.1. W razie zmian miejsce zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Konferencji https://chomik.urk.edu.pl/wazne-terminy.
    
2. Czas prezentacji ustnej wynosi 15 minut na prezentację i 5 minut na dyskusję.
    
3. Dyskusje odbywają się bezpośrednio po wystąpieniu.
    
4. Moderator bloku w sytuacjach nadzwyczajnych może nieznacznie skrócić lub wydłużyć czas prezentacji pracy.
    
5. Uczestnicy zobowiązani są skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatora) na komputer w sali konferencyjnej najpóźniej 5 min. przed rozpoczęciem sesji, w której wygłaszają daną prezentację.
    
6. Prezentacje plakatów odbywają się w czasie Sesji Posterowej w drugim dniu obrad.
     
7. Plakat powinien być przygotowany na papierze o maksymalnych wymiarach: 750 mm (szerokość) x 1160 mm (wysokość).
    
8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji.
    
9. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający wygłoszenie prezentacji ustnej, prezentację plakatu lub uczestnictwo bierne.
    
10. W wypadku nieodebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty w siedzibie Organizatora po wcześniejszym uzgodnieniu terminu odbioru przez Uczestnika.
     
11. Uczestnik zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie komunikatu w trakcie trwania Konferencji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem.
     
12. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.

§ 5 Abstrakt konferencyjny

1. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa czynnego, Uczestnik przesyła abstrakt swojego wystąpienia do dnia określonego przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji https://chomik.urk.edu.pl/wazne-terminy , który będzie opublikowany w Książce Abstraktów z nadanym numerem ISBN.
    
2. Abstrakt powinien być przesłany za pośrednictwem formularza udostępnionego drogą mailową.
    
3. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego abstraktu w Książce Abstraktów.
    
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w abstrakcie konferencyjnym.
    
5. W przypadku niskiej wartości merytorycznej lub występowania rażących błędów Komitet Naukowy Konferencji może odrzucić nadesłany abstrakt.

§ 6 Postanowienia końcowe

1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i realizacji Konferencji.
    
2. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników na zasadach wynikających z RODO oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów Konferencji, rozliczenia transakcji oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń. Organizator zapewnia stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
    
3. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku Uczestnika na stronie Konferencji zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 poz. 24). Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych i publikacjach dotyczących Konferencji w mediach. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatorów, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w oświadczeniu.
    
4. Koszt pobytu i przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
   
   
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych.
    
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.
    
7. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.
    
8. Kwestie sporne oraz nie ujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator.